La gestion des contrats avec Odoo et Alfresco

Les entreprises ont besoin de gérer un grand nombre de documents dont les contrats de leurs employés. En tant que spécialiste Odoo, XCG a utilisé le connecteur Alfodoo afin de permettre à l’ERP d’échanger des données avec la solution de gestion de documents Alfresco. Ce dispositif a grandement facilité la gestion des contrats.
 

Logo de la solution AlfrescoLa solution de gestion de documents Alfresco

Alfresco est une plate-forme collaborative dans le cloud qui facilite la gestion des documents par les différents services d’une entreprise. Cette solution dispose d’une grande capacité de stockage et intègre une fonctionnalité de recherche avancée. Alfresco rend compte des différentes modifications apportées à un même fichier (versioning) afin de faciliter le travail en équipe.

Dans le cadre d’un projet, nos équipes ont mis en œuvre l’ERP Odoo pour faciliter la gestion des ressources humaines et Alfresco pour prendre en charge le stockage des contrats de travail. L’utilisation d’une solution externe pour le stockage des documents s’explique notamment par des questions de performance.


 

Publication des offres d'emploi sur le site et réception des candidatures dans OdooCréation d’offres d’emploi et réception des candidatures

Nos équipes ont interfacé l’instance Odoo avec Alfresco grâce au connecteur Alfodoo et avec le site web de l’entreprise au moyen de Xbus. Ainsi, les différentes applications peuvent s’échanger des données. Le service en charge des ressources humaines prépare dans Odoo les offres d’emploi, qui sont ensuite publiées sur le site web. Les informations liées aux candidats qui postulent aux offres d’emploi via le site internet sont transmises à Odoo. Le service RH sélectionne les candidats à retenir avant de préparer les entretiens.

 

Stockage des contrats dans AlfrescoGénération automatique des contrats à stocker dans Alfresco

Le service en charge du recrutement prépare ensuite un contrat dans Odoo pour le candidat retenu. Dans la solution mise en œuvre, le contrat est généré automatiquement à partir des informations de la fiche de poste et des données renseignées par le candidat sur le site web. Le contrat est ensuite transmis à Alfresco, qui prend en charge son stockage. Il reste néanmoins consultable depuis Odoo. Grâce au flux bidirectionnel établi par Alfodoo, toute modification apportée au contrat stocké dans Alfresco (par exemple sa signature ou la prolongation de son effectivité) apparaît instantanément dans Odoo et vice versa. Dans la solution actuelle, la modification d’un fichier stocké dans Alfresco engendre l’envoi d’une notification à Odoo.

 

 

L’outil mis en œuvre par nos équipes facilite la gestion des contrats et permet au service RH de gagner du temps en s’affranchissant des ressaisies. L’utilisation d’une solution de gestion des documents externe contribue au maintien des performances et facilite le suivi des modifications. Les développements réalisés sont actuellement en cours de migration vers la version 13 d’Odoo. Si vous avez un projet de gestion documentaire, n’hésitez pas à nous en faire part.

 

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