Gestion des achats fournisseurs dans Odoo

Pour pouvoir réaliser des ventes, les entreprises doivent s’approvisionner auprès de fournisseurs. Prestataire Odoo de longue date, XCG a intégré des dossiers d’achat dans l’ERP Open Source afin de faciliter la gestion des commandes fournisseurs. Des développements spécifiques permettant le rapprochement des factures fournisseurs avec les dossiers d’achat ainsi que le contrôle des réceptions ont également été réalisés.

Des dossiers d’achat facilitant le suivi des commandes

La mise en œuvre de dossiers d’achat facilite la gestion de l’approvisionnement auprès des fournisseurs. À la validation d’un bon de commande fournisseur, un dossier d’achat est automatiquement généré. Suivant le même principe que le dossier de vente, le dossier d’achat centralise la totalité des flux occasionnés par une commande. Il contient notamment la liste des articles commandés ainsi que les différents flux comptables engendrés. À partir du dossier d’achat, le service comptable accède à la balance basée sur les écritures comptables générées par la commande. Toutes les dépenses liées à la commande sont ainsi répertoriées dans le dossier.

Un dossier peut aussi bien concerner un achat de produits que de services. Ainsi, la rémunération de prestataires externes tels que des agents commerciaux peut également faire l’objet d’un dossier.

dossier d'achat Odoo Consulting

Une fonctionnalité de tracking fournisseur intégrée au dossier d’achat

Une fonctionnalité de tracking fournisseur intégrée au dossier d’achat permet de suivre la transaction du bon de commande jusqu’au règlement de la facture fournisseur. Ce module établit un lien entre le dossier d’achat et la facture émise par le fournisseur. Une fois la facture reçue, un tracker rapprochant la pièce comptable du dossier d’achat correspondant est automatiquement généré. Le service comptable soumet le tracker à l’émetteur du bon de commande afin qu’il atteste de son exactitude. La facture fournisseur ne sera réglée par le service comptable que lorsque la personne à l’origine de la commande aura validé le tracker. Ainsi, l’entreprise s’assure que la facture reçue correspond à la commande.

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Contrôle de la réception des achats

Grâce à une fonctionnalité intégrée au devis par nos équipes, le commercial peut activer le suivi de la réception lors de la préparation d’une commande. Une fiche de suivi sera générée pour chacun des articles inclus dans le dossier d’achat. Chaque fiche de suivi contient la référence du dossier d’achat, le nom de l’article, la date de la commande ainsi qu’une estimation de la date de livraison. La fiche de suivi permet de comparer les quantités commandées, facturées et reçues. Ainsi, ce module facilite le contrôle de la réception des commandes.

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Dans la solution mise en œuvre, un mécanisme de blocage peut être déclenché sur les factures des dossiers d’achat pour lesquels un suivi des réceptions a été activé. Dans le cas où la quantité d’articles facturée est supérieure à la quantité reçue, la facture fournisseur peut être bloquée.

Différentes fonctionnalités ont été développées en vue de simplifier la gestion des achats et la facturation fournisseur dans Odoo. Afin d’optimiser votre gestion des commandes fournisseurs, nos équipes peuvent vous permettre de créer des dossiers d’achats complets, de vérifier la conformité des factures reçues et de contrôler les réceptions.

 

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