Une application Odoo de pilotage budgétaire

Les entreprises ont besoin de gérer le budget à consacrer aux divers projets qu’elles entreprennent. Intégrateur Odoo de longue date, XCG a développé une application de pilotage budgétaire compatible avec la version 11 de l’ERP. Cette application ayant été réalisée pour un client présent à l’international, les champs sont en anglais.
 

Illustration des CAPEX et OPEXGestion des investissements CAPEX/OPEX

Les entreprises doivent gérer deux types de dépense, à savoir, les OPEX (les dépenses d’exploitation) et les CAPEX (les investissements durables). Les OPEX constituent les charges courantes qu’une société est amenée à assumer pour exercer son activité. Les CAPEX représentent les investissements qu’une entreprise entreprend en vue d’en tirer des bénéfices sur le long terme. Par exemple, pour un aéroport, le goudronnage des pistes constitue une OPEX car il s’agit d’un coût d’entretien nécessaire. En revanche, la construction d’une piste supplémentaire en vue d’accroître le nombre de décollages et ainsi engendrer des retombées économiques s’apparente à un CAPEX.

Afin de maîtriser les dépenses, chaque projet à entreprendre doit faire l’objet d’une modélisation financière. Face à ce besoin, nos équipes ont mis en œuvre un outil complet de pilotage budgétaire facilitant la gestion des CAPEX même pour des projets pluriannuels.
 

Définition des projets dans Odoo

L’application développée permet de définir des projets pouvant être divisés en plusieurs sous-projets. Afin d’assister les entreprises dans la planification de leurs dépenses sur le long terme, l’outil prend en charge les projets pluriannuels. Ainsi, tous les investissements durables (CAPEX) peuvent être gérés dans l’application.

La fiche dédiée à un projet indique notamment son sujet, son ampleur (« Small », « Medium » ou « Large »), son type ainsi que le nom de la personne qui en a la charge. Les différentes étapes structurant le projet sont définies dans l’ERP Open Source. Pour chaque projet, il est possible d’indiquer la date de début ainsi que le nombre de mois à consacrer à chacune des étapes. La date de fin du projet est automatiquement calculée en fonction de ces éléments.

Définition d'un projet dans Odoo

L’outil actuel permet de fixer une durée maximale de 10 ans par projet. Pour les projets d’une durée supérieure, une option permet de les considérer comme récurrents et d’indiquer le nombre d’occurrences. Des fiches dédiées à la prolongation du projet seront automatiquement générées dans l’outil.
 

Un pilotage budgétaire par projet

L’application offre un pilotage budgétaire avancé pour chacun des projets. L’outil assiste les entreprises dans la définition et le suivi du budget à consacrer à chaque projet et sous-projet. La planification et la supervision des différents investissements (CAPEX et OPEX) à entreprendre en sont grandement simplifiées.

La fiche projet contient toutes les informations financières utiles au suivi du budget. La personne en charge du projet renseigne le montant du budget initialement validé pour sa réalisation. L’application permet d’indiquer les montants annuels à consacrer à chaque sous-projet. Pour chacun des sous-projets, le montant annuel inscrit est automatiquement réparti de façon équitable sur chaque mois. L’application réalise les calculs de façon instantanée en tenant compte des dates de début et de fin du projet.

Suivi du budget consacré au projet
 

Grâce à ce découpage mensuel automatique par sous-projet (ici, par piste d’aéroport), l’application facilite la gestion du budget à consacrer au projet global. Dans le cas où le budget dédié au projet vient à changer, l’outil permet d’actualiser son montant. Toutes les modifications apportées au montant du budget sont listées sur la fiche du projet.
 

Identification des différents impacts du projet

La réalisation d’un projet implique des changements au niveau financier. Tout investissement durable (CAPEX) engendre à la fois de nouvelles dépenses d’exploitation (OPEX) et des revenus. Pour chaque projet, l’outil permet d’indiquer l’impact au niveau des OPEX afin d’anticiper les dépenses supplémentaires. Par exemple, la construction de nouvelles pistes d’aéroport occasionnera inévitablement des frais de maintenance supplémentaires récurrents.

L’application de pilotage budgétaire permet également de renseigner les différents impacts sur les revenus. Par exemple, la création de pistes se traduira par la prise en charge d’un plus grand nombre de passagers et l’augmentation des achats dans les boutiques de l’aéroport.

Dans le cas où des organismes tiers participent au financement du projet, il est possible de les mentionner dans l’outil.

Suivi des différents impacts
 

Suivi de l’avancement des projets

L’outil développé facilite le suivi mensuel de l’avancement des réalisations. Sur la fiche du projet, un tableau listant les différents mois se génère automatiquement en fonction de la durée définie pour le projet. Chaque mois, il est possible d’indiquer le montant des dépenses cumulées par sous-projet. Grâce à un mécanisme de propagation, le montant saisi est reporté sur les mois suivants.

Les mois pour lesquels le mécanisme de propagation s’est appliqué apparaissent en orange. À l’inverse, les mois dont le montant a été actualisé manuellement figurent en vert. Ainsi, la personne en charge du projet visualise aisément la progression mensuelle de chaque sous-projet. Ce suivi mensuel conférant une visibilité sur le long terme est particulièrement pratique pour les projets qui s’étendent sur plusieurs années tels que les investissements durables (CAPEX).

Suivi de la progression du projet


 

L’intégration Odoo étant sa spécialité, XCG a développé une application de pilotage budgétaire compatible avec la version 11 de l’ERP Open Source. Grâce à ses nombreuses automatisations, l’outil facilite la préparation et le suivi des projets et sous-projets dans Odoo. Ainsi, les entreprises peuvent aisément planifier et superviser les dépenses occasionnées par les CAPEX. Il est possible d’entreprendre des développements spécifiques afin d’adapter l’outil à vos pratiques.

 

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