Facturation récurrente sur Odoo : création et paramétrage d’un contrat

XCG Consulting a développé des fonctionnalités permettant de créer des contrats d’abonnement. Ces développements rendent possibles la facturation et le prélèvement périodiques groupés pour un ensemble de contrats. Penchons-nous aujourd’hui sur la création d’un contrat et les différents paramétrages à réaliser.

Les fonctionnalités liées à la facturation récurrente sont proposées sous forme de packs personnalisés. Le client peut inclure les modules qui lui conviennent : par exemple, utiliser uniquement les modules Facturation, Prélèvement SEPA et Comptabilité ou leur adjoindre le module Marketing ou encore le CRM… Au cours de nos différents articles sur le sujet, nous allons présenter des exemples d’utilisation impliquant différents modules Odoo.

Avant tout, il est nécessaire de créer un contrat. Ce document définit l’offre vendue au client et les modalités de règlement. L’établissement d’un contrat est une opération préalable qui permettra la génération d’un échéancier de facturation et de factures récurrentes ainsi que le lancement de prélèvements SEPA.

création contrat module facturation Odoo XCG

Le contrat ci-dessus indique que la société Bonjour IT vend à la société First Plus Bijoux le logiciel ABCDE Gestion (modules comptabilité et gestion commerciale) sous forme d’abonnement SaaS. Le contrat a été signé le 19 juillet 2016. Il s’étend sur une durée d’un an, avec tacite reconduction. Sur un an, le coût de l’abonnement à ABCDE Gestion est de 3000 euros hors taxes (HT), soit 3600 euros toutes taxes comprises (TTC). Chaque mois, First Plus Bijoux devra régler un montant de 250 euros HT (300 euros TTC). En plus de cette somme récurrente, des frais d’activation du compte client de 200 euros HT (240 euros TTC) seront facturés en début de contrat. Sur un an, First Plus Bijoux réglera donc 3200 euros HT (3840 euros TTC) à Bonjour IT.

Les champs du contrat d’abonnement

Pour créer un contrat, il est nécessaire de renseigner les champs suivants :

  • La date de début, qui constitue la date de démarrage de l’offre,
  • La date de facturation : on peut définir plusieurs options possibles, par exemple « le 5 du mois », « le 20 du mois » ou « le 5 ou le 20 du mois [selon la date de prise d’effet de chaque option] »,
  • Le nom du client (généralement rattaché à une fiche client dans le module « Ventes »),
  • La monnaie dans laquelle seront facturées les échéances périodiques,
  • L’adresse de facturation,
  • L’adresse de livraison,
  • Le mode de paiement (prélèvement, chèque, virement, liquide…).

champs principaux contrat abonnement sur Odoo

Seront renseignés automatiquement :

  • Le nom/numéro de contrat,
  • La date de fin : elle sera calculée automatiquement en fonction de la date de début (renseignée dans le contrat) et de la durée de l’offre souscrite (si plusieurs « Options » de durée différente sont incluses dans le contrat, l’échéance la plus éloignée sera retenue pour la date de fin de contrat). Dans le cas d’un contrat reconductible comme celui de First Plus Bijoux, c’est la date de tacite reconduction qui est prise en compte,
  • Le CA HT, le CA imposé et le CA total : ces champs correspondent au chiffre d’affaires global apporté à la société utilisatrice du module par le client ayant souscrit le contrat. Ce chiffre d’affaires constitue le montant acquis par la société utilisatrice sur la totalité de la période couverte par le contrat (soit un an dans le cas du contrat de First Plus Bijoux). Sont détaillés le chiffre d’affaires hors taxes (HT), le montant des taxes (en France, la TVA) et le chiffre d’affaires total (toutes taxes comprises).

Peuvent être renseignées de manière facultative :

  • La date de signature du contrat,
  • La description de l’offre,
  • La position fiscale du client.

Afin d’activer le contrat, il est nécessaire d’indiquer quelle offre a été souscrite par le client. Un même contrat peut couvrir l’achat de plusieurs produits ou services. Au sein du contrat, tous les produits ou services souscrits sont renseignés en tant qu’« Options ». L’abonnement mensuel au logiciel en SaaS fait l’objet d’une option, les frais d’activation du compte d’une autre option.

création contrat abonnement Odoo options

Un onglet dédié permet de consulter l’échéancier de facturation. Une nouvelle version de l’échéancier est générée pour tout ajout d’option au contrat. Toutes les versions sont archivées dans l’onglet « Echéanciers » du contrat. Seule la dernière est utilisée pour la facturation.

échéanciers facturation abonnement

Un autre onglet liste les factures déjà générées selon cet échéancier.

factures module facturation Odoo

Notons ici que la première facture générée pour First Plus Bijoux inclut à la fois le montant mensuel de l’abonnement (250 euros HT, soit 300 euros TTC) et les frais d’activation de compte (200 euros HT, soit 240 euros TTC), soit un total de 450 euros HT (540 euros TTC).

Pour en savoir plus sur la création d’articles (produits ou services) et leur paramétrage en tant qu’« Options » au sein du contrat ainsi que sur la génération d’échéanciers et de factures, n’hésitez pas à consulter régulièrement notre blog. Nous publierons prochainement des articles sur ces sujets.

Vous pouvez consulter nos précédents articles pour obtenir une vision globale des fonctionnalités de facturation d’abonnement et de prélèvement SEPA.