User Sphere (2) : gestion centralisée des processus d’entrée/sortie des collaborateurs

Comme vu dans l’épisode 1, User Sphere est une solution modulaire s’intégrant à l’ERP Odoo. Elle permet d’établir un référentiel des collaborateurs d’une structure donnée, de gérer l’historique des mouvements de personnel et de créer des organigrammes hiérarchiques dynamiques. En outre, elle sert à automatiser le lancement des processus associés à ces mouvements. Pour ce qui est de l’allocation de ressources matérielles, cette automatisation s’appuie sur la création d’un « profil de dotation » et, pour la mise en œuvre des processus informatiques, sur la définition de « règles » de lancement.

Lancement automatique de lots de processus pour chaque fiche « Personne »

Le profil de dotation fait partie des informations renseignées dès la création de la fiche « Personne ». Les « profils de dotation » correspondent aux différents lots de ressources pouvant être attribués aux collaborateurs selon les besoins de leur fonction. Par exemple, un employé du service comptabilité, communication ou ressources humaines pourra se voir attribuer un profil « Pack fixe » comprenant un ordinateur et un téléphone fixes tandis que l’on privilégiera un « Pack portable » incluant un ordinateur et un téléphone portables pour un employé commercial ou un prestataire externe.

Profil de dotation User Sphere : pack fixe

Pour ce qui est des processus de nature informatique, c’est la définition de règles lors du développement des processus qui détermine à quelle catégorie de collaborateurs ils vont s’appliquer. Par exemple, le processus « Enregistrement dans le système de gestion RH et paie » inclut une règle spécifiant qu’il ne s’applique qu’aux collaborateurs internes, excluant donc les prestataires extérieurs.

Règles de lancement de processus User Sphere

La validation de la fiche « Personne » déclenche automatiquement les workflows associés aux différents processus, tant ceux qui couvrent l’allocation de ressources matérielles que ceux qui portent sur l’enregistrement dans des systèmes informatiques.

Certains workflows nécessitent une validation humaine pour démarrer, d’autres se mettent directement en route. La fiche « Personne » présente un suivi de leur état d’avancement (par exemple, « En cours de pré-traitement » pour ceux qui exigent une intervention humaine pour débuter, « En cours de traitement » et « Traité »). On accède également à leur état au sein de la liste des Processus.

Suivi des processus User Sphere de chaque profil de dotation

Si besoin, il est possible de lancer de nouveaux processus manuellement par la suite. Dans le cadre d’un changement d’affectation ou d’un départ de collaborateur, des processus peuvent notamment être créés pour la reprise de matériel ou la désactivation d’un compte utilisateur.

Simplicité de configuration et synchronisation bidirectionnelle avec des systèmes tiers

Chaque processus fait l’objet d’un module dédié, qui peut être modifié ou enrichi pour s'adapter au contexte de l'organisme utilisateur. Certains workflows peuvent être traités par Odoo, d’autres exigent de communiquer avec un logiciel tiers. Afin d’éviter le développement d’une interface directe, la liaison peut être assurée par Xbus, l'Enterprise Service Bus (ESB) mis au point par XCG.

XCG a déjà développé des connecteurs permettant la synchronisation bi-directionnelle entre User Sphere et, d’une part, GLPI, solution open source de gestion de parc informatique, et, d’autre part, ADP, logiciel de gestion des RH, de la paie et des temps. Une tâche User Sphere donne ainsi lieu à une tâche GLPI et la tâche User Sphere est automatiquement indiquée comme traitée lorsque la tâche GLPI l’est. De même, l’échange de fichiers CSV avec ADP facilite la mise à jour des données liées aux collaborateurs dans User Sphere.

L’utilisation de Xbus facilite le développement de nouveaux connecteurs.

Autant de nouveaux processus que nécessaire peuvent donc être développés. D’une manière générale, la suite User Sphere est entièrement configurable. Son administrateur peut, en particulier, définir les processus ainsi que les règles et les profils de dotation qui y correspondent.

L’affectation de rôles aux utilisateurs de User Sphere permet de contrôler ce qu’ils ont la possibilité de voir, compléter, modifier, configurer : outre administrateur, il existe des rôles de manager, validateur, responsable de la comptabilité, du SI, de la paie…

Paramétrage des droits d'accès des utilisateurs User Sphere

User Sphere peut être configuré pour envoyer une alerte e-mail avertissant les utilisateurs concernés qu’ils ont des actions à effectuer (par exemple, le responsable RH peut être prévenu qu’il doit valider une fiche « Personne » créée par un manager).

Facile à utiliser pour un non informaticien, User Sphere rend possible une vision globale de l’organisation et de la hiérarchie d’une structure professionnelle. La solution assure également la traçabilité des mouvements de personnel. En outre, elle permet de centraliser et d’automatiser la gestion des processus liés à l’intégration ou au départ des collaborateurs. Lors de l’arrivée d’un individu, il suffit de lui créer une fiche « Personne » et de renseigner les informations demandées, puis de soumettre la fiche à la validation du collaborateur dédié. Aucun besoin de prévenir les différents services de l’entreprise : les processus se lancent dès que la fiche est validée. La fluidité d’interfaçage de User Sphere lui permet d’échanger des données avec des systèmes tiers. Ainsi, les informations entrées au départ dans la solution sont directement transmises aux autres logiciels de la société, ce qui leur évite d’être déformées par des intervenants ultérieurs. Lorsque les processus requièrent des interventions humaines, les acteurs concernés peuvent recevoir une notification automatique. Le risque d’oublier des tâches est donc minimisé. Le lancement et le suivi des processus en est facilité et l’organisation optimisée, ce qui génère un gain de temps.

User Sphere s’enrichira bientôt de nouvelles fonctionnalités telles que la gestion d’identité numérique avec authentification unique et la production de rapports avec tableaux de bord sur les annuaires et les dotations.

Les différents modules constituant User Sphere seront publiés en open source prochainement.

Sources des images : Photolibre et Pixabay.