User Sphere (1) : création d’un référentiel des collaborateurs et gestion des mouvements de personnel

La semaine dernière, nous avons exposé le cas de Sophie, nouvelle dans la société Bonjour IT qui peine à commencer à travailler car elle n’a pas tous les outils pour. Voici une solution répondant à cette problématique.

Une entreprise ou un autre type d’organisme employant des personnes ne constitue pas une entité figée : certains collaborateurs quittent la structure ou changent de poste, de nouvelles recrues y sont intégrées. Ces évolutions entraînent la mise en œuvre d’un certain nombre de processus : attribution/reprise de matériel, enregistrement/désactivation dans les systèmes informatiques… Or ces divers processus sont souvent effectués de manière désynchronisée et par des agents distincts, ce qui complique leur accomplissement effectif et leur traçabilité.

Pour simplifier la gestion de la structure, il est nécessaire de disposer d’un outil permettant de référencer l’ensemble de son organisation et d’en suivre les changements. Cette solution doit aussi centraliser le lancement des processus liés aux mouvements des collaborateurs et permettre le suivi de leur traitement, qu'ils couvrent des demandes d'ordre matériel, informatique et/ou administratif.

Pour ce faire, XCG a développé User Sphere, une suite modulaire s'intégrant à l’ERP Odoo. User Sphere permet de répertorier les différents éléments de l’organisation d’une structure : collaborateurs internes et externes, entités et services, fonctions, types de contrat pratiqués, ressources allouées aux travailleurs, systèmes dans lesquels ils doivent être enregistrés. Grâce à sa facilité de synchronisation avec des logiciels tiers, la solution constitue l’interface unique de lancement automatisé des processus associés à l’intégration, au départ ou au changement d’affectation des collaborateurs. Elle simplifie donc la gestion de ces mouvements.

Établissement d’un référentiel des collaborateurs

Lorsqu'un nouvel arrivant intègre la structure, le collaborateur habilité (par exemple le responsable direct du nouveau venu) crée une fiche « Personne » au sein de User Sphere. Différentes informations concernant la nouvelle recrue sont alors renseignées, notamment son identité, la structure/filiale et le service qui l'emploient, son type de contrat avec la date de début, ses liens hiérarchiques ainsi que son profil de dotation.

Prenons l’exemple de Sophie Chang, embauchée en CDI le 16 novembre 2015 au sein de la société Bonjour IT, au service Comptabilité, sous la responsabilité d’Amélie Legrand.

Interface User Sphere pour la création d'une Personne

Suite à sa création, la fiche « Personne » doit être validée par le collaborateur habilité, par exemple le responsable RH. La nouvelle recrue est alors intégrée à l’annuaire de la structure (« Personnes ») dans User Sphere.

La fiche « Personne » pourra par la suite être consultée et complétée par les personnes habilitées. D’autres informations pourront être renseignées telles que la date de naissance, le profil de carte de crédit (type de carte et plafond de dépenses), le numéro de sécurité sociale, la localisation dans les bureaux, des identifiants techniques… en fonction des besoins de l’organisme.

Exemple de fiche Personne dans User Sphere

En particulier, l’ensemble des détails du contrat pourra être enregistré en tant que « Contexte ». Le contexte pourra évoluer au fil du temps, notamment en cas de changement de poste, de service ou de filiale. En ce cas, les anciens contextes seront sauvegardés et le contexte actuel signalé comme contexte « préféré ». La notion de contexte peut également être utilisée pour indiquer les différents postes ou projets auxquels un collaborateur est affecté en parallèle.

Contexte dans fiche Personne

Génération d’organigrammes hiérarchiques dynamiques

Il est possible d’afficher sous forme d’organigramme dynamique les relations hiérarchiques entre collaborateurs. En générant un organigramme à partir d’une fiche  « Personne », on visualise le collaborateur, son assistant éventuel (situé à ses côtés) ainsi que les personnes placées sous sa responsabilité (représentées au-dessous). Dans notre exemple, Sophie Chang n’a pas de subordonné hiérarchique. En revanche, si l’on se place sur la fiche de Paul Kanou, son N+2, on découvre toutes les personnes qu’il encadre.

Organigramme hiérarchique

Organigramme hiérarchique zoomé

Le lancement des processus est abordé dans l'épisode 2 : User Sphere : gestion centralisée des processus d’entrée/sortie des collaborateurs.

Sources des images : Photolibre et Pixabay.