Indemnités kilométriques dans Odoo (5) : calcul automatique dans le menu « Notes de frais »

Nous avons créé dans Odoo un type d’article intitulé « Indemnité kilométrique » visant à simplifier le calcul du montant à rembourser aux collaborateurs effectuant des trajets en véhicule individuel.

Si le barème de remboursement a bien été renseigné dans l’onglet « Barèmes » de l’article créé à cet effet et le type de véhicule indiqué sur la fiche employé correspondante, le calcul du montant à rembourser s’effectuera automatiquement lors de la création de la note de frais.

Calcul automatique du montant à rembourser au sein de la note de frais

Lorsque l’employé crée une note de frais (dans le point de menu « Note de frais » du menu « Note de frais » d’Odoo, situé dans le module « Ressources humaines »), il doit sélectionner « Indemnités Kilométriques » dans le champ « Article ». Alors, le montant au kilomètre parcouru s’affiche immédiatement dans le champ « Prix unitaire ». Ensuite, quand le collaborateur renseigne le nombre de kilomètres parcourus dans la case « Quantité », le calcul de la somme à rembourser apparaît dans « Total ». Le collaborateur est donc immédiatement informé du montant qui lui sera remboursé si sa note de frais et les justificatifs associés sont acceptés par les validateurs.

Comme indiqué dans « Indemnités kilométriques (3) : paramétrage des barèmes », si le nombre de kilomètres renseignés dans le champ « Quantité » ou le montant de la case « Total » dépassent le seuil éventuellement fixé dans l’onglet « Note de frais » de l’article utilisé, la ligne concernée se colorera en rouge. Le collaborateur sera remboursé dans la limite du maximum autorisé.

Importance de la case « Barème fixe »

Lorsque la case « Barème fixe » n’a pas été cochée au sein de l’article créé, la personne saisissant la note de frais est en mesure de définir elle-même le prix unitaire de l’article à rembourser, en l’occurrence le montant dépensé par kilomètre parcouru. Une fois le nombre de kilomètres et le prix unitaire renseignés, le calcul du montant à rembourser s’effectue automatiquement et il ne reste qu’à faire valider la note de frais. Ce fonctionnement peut être pertinent dans une configuration où les frais sont variables et où les remboursements s’étudient donc au cas par cas.

Ainsi, la création du type d’article « Indemnités Kilométriques » dans Odoo améliore le système des notes de frais impliquant des trajets en véhicule individuel. Il permet d’instaurer le calcul automatique des montants à rembourser aux collaborateurs en fonction de leur type de véhicule et du nombre de chevaux fiscaux associés à celui-ci. L’automatisation de ce calcul réduit le temps passé par les fonctions RH sur le sujet ainsi que le risque d’erreur. La gestion des notes de frais en est donc simplifiée.

Tous les épisodes de notre série "Indemnités kilométriques dans Odoo" sont maintenant disponibles : 1 : création d'un nouveau type d'article, 2 : paramétrage des véhicules et des nombres de chevaux fiscaux, 3 : paramétrage des barèmes et 4 : paramétrage du véhicule des employés.

Pour tester et utiliser la fonctionnalité « Indemnités kilométriques » d'Odoo, rendez-vous sur Bitbucket, où est publié notre module « Dépenses RH » ("HR Expense").