Indemnités kilométriques dans Odoo (3) : paramétrage des barèmes

Afin d’obtenir, au sein d’Odoo, le calcul automatique du montant à rembourser à un collaborateur sur un trajet en véhicule individuel, les fonctions RH doivent commencer par définir un barème de remboursement. Avec notre extension « Barèmes », un onglet « Barèmes » est accessible dans tous les articles créés dans Odoo, ce qui permet de définir, pour chacun, différents montants de remboursement selon les critères souhaités.

En outre, la création du type d’article « Indemnité kilométrique » permet d’adapter les critères du barème au contexte des trajets en véhicule individuel. Le montant à rembourser par kilomètre parcouru dépendra ainsi du type de véhicule du collaborateur et de son nombre de chevaux fiscaux.

Création d’un barème de remboursement

  • Une fois les différents types de véhicule et les chevaux fiscaux associés à chacun d’eux créés, il ne reste qu’à les associer à des montants afin d’établir un barème de remboursement.
  • Pour ce faire, il suffit, une fois que vous avez cliqué sur « Modifier » dans le bandeau du haut puis sur « Ajouter un élément » au bas du tableau, de sélectionner dans la liste les chevaux fiscaux et le type de véhicule et de leur attribuer un montant.
  • Attention à bien choisir les chevaux fiscaux correspondant au bon type de véhicule (si vous avez suivi notre conseil antérieur, ils sont normalement aisément identifiables puisque précédés de l’initiale du véhicule, par exemple « V » pour « voiture »).

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Une fois l’ensemble des données renseignées, cliquez sur « Enregistrer & fermer » pour revenir à l’interface d’accueil de l’article ou sur « Enregistrer & créer » pour créer un nouvel élément de barème. Un même article peut comprendre autant de lignes de barème que nécessaire.

Une fois tous les éléments de barème renseignés, on obtient un tableau.

Choix d’un barème fixe

Afin d’instaurer un barème que les collaborateurs ne pourront modifier lors de la saisie de leurs notes de frais, l’option « Barème fixe » a été créée. Il est nécessaire de la cocher pour générer le calcul automatique du montant à rembourser aux salariés lorsqu’une note de frais est créée.

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Définition d’un plafond de remboursement

Il est possible de définir un plafond afin que les lignes de notes de frais ne dépassent pas un certain seuil.

Si l’on souhaite instaurer cette option, on disposera d’un onglet intitulé « Notes de frais » au sein duquel il suffira de définir le montant à ne pas dépasser. Il existe deux catégories de seuil : d’une part, les plafonds de quantité, qui portent sur le champ « Quantité » de la note de frais (en l’occurrence sur le nombre de kilomètres parcourus) et, d’autre part, les plafonds de montant portant sur la case « Total » indiquant le montant total dépensé.

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Ce seuil s’appliquera à chaque ligne de note de frais créée dans Odoo. Ainsi, la ligne se colorera en rouge si les champs « Quantité » ou « Total » excèdent le montant maximum défini, par exemple 400 kilomètres pour le champ « Quantité » dans l’exemple choisi. Le collaborateur ne sera alors pas remboursé au-delà du seuil fixé.

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À suivre dans l'épisode 4 : Indemnités kilométriques dans Odoo (4) : paramétrage du véhicule des employés.

Lire les précédents épisodes concernant les indemnités kilométriques dans Odoo 1 : création d'un nouveau type d'article et 2 : paramétrage des véhicules et des nombres de chevaux fiscaux.

Retrouvez la fonctionnalité « Indemnités kilométriques » d'Odoo au sein de notre module « Dépenses RH » ("HR Expense"), disponible sur Bitbucket.