Indemnités kilométriques dans Odoo (1) : création d’un nouveau type d’article

Les salariés d’une entreprise (et parfois des collaborateurs non salariés) réalisent souvent des dépenses dans le cadre de leur travail : dîners au restaurant, frais de télécommunications, de transport… Ces sommes leur sont en général remboursées par les entreprises grâce à un système de déclaration des dépenses, incluant des preuves, intitulé « note de frais ». Ce remboursement s’effectue habituellement dans la limite de barèmes établis au préalable en fonction des spécificités de chaque type de dépense. En particulier, les déplacements en voiture ou autre véhicule individuel (moto, scooter…) occasionnent des frais spécifiques, dont le calcul nécessite de prendre en compte le type de véhicule et le nombre de chevaux fiscaux de celui-ci.

Dans Odoo, au sein du module « Ressources Humaines », du menu « Configuration » et de la rubrique « Type de dépense », il est possible de créer un « article » pour chaque type de dépense et de réaliser des paramétrages spécifiques. Chaque article se rattache à un type d’article, les deux types d’article standards étant « Consommable » et « Service ».

Notre extension « Barèmes » ajoute à chaque article un onglet « Barèmes » qui permet de fixer un barème de remboursement pour l’article. Des montants de remboursement peuvent ainsi être établis en fonction de critères définis.

Or les critères qui régissent le calcul du montant de remboursement pour les types d’article « Consommable » et « Service » ne sont pas les mêmes que ceux qui permettent de calculer le coût d’un trajet en véhicule individuel. La création d’un type d’article adéquat était donc nécessaire : nous avons créé « Indemnité Kilométrique ».

Type d'article Indemnités kilométriques

Type d’article « Indemnité kilométrique »

Les articles rattachés au type d’article « Indemnité Kilométrique » sont uniquement utilisés par le menu « Notes de frais ».

Les articles de ce type se distinguent des autres types d’article par les deux colonnes ajoutées dans le tableau des « Barèmes » :

  • Chevaux fiscaux, qui permet de définir la puissance fiscale du véhicule,
  • Type de véhicule, qui permet d’indiquer de quel véhicule il s’agit (voiture, moto, scooter…).

Nouveaux champs du type d'article Indemnités kilométriques

Ce barème permettra de baser le calcul du montant dépensé à la fois sur les caractéristiques du véhicule et sur le nombre de kilomètres parcourus.

Afin d’utiliser un article créé avec le type d’article « Indemnité kilométrique », il vous faudra commencer par renseigner les différents types de véhicules et le nombre de chevaux fiscaux associés à chacun.

Lire « Indemnités kilométriques dans Odoo (2) : paramétrage des véhicules et des nombres de chevaux fiscaux ».

Retrouvez la fonctionnalité « Indemnités kilométriques » d'Odoo au sein de notre module « Dépenses RH » ("HR Expense"), disponible sur Bitbucket.