Gestion multi-sociétés Odoo

Cet article a pour objectif de présenter la gestion, dans une même base de données, de différentes sociétés qui partagent des informations dans OpenERP/Odoo

I/ Généralités

1/ Objectif :

Le but de ce guide utilisateur est de montrer la gestion, dans une même base de données, de différentes sociétés qui partagent des informations dans OpenERP/Odoo.

Il ne s’agit pas d’un module mais juste de droits d’accès et de visibilité. 

La gestion de multi-sociétés d’OpenERP est conçue pour répondre aux objectifs suivants :

Partage d’information

  • Annuaire des employés
  • Catalogue d’articles

Consolidation des données

  • Reporting des ventes
  • Analyse des achats
  • Comptabilité

2/ Exemple :

Dans cet exemple, nous prendrons le cas de la création de 2 pièces comptables enregistrées sur la société XCG Bretagne et XCG Ile-de-France dans le module comptabilité par un comptable dont le compte utilisateur est associé aux 2 sociétés. 

Pour illustrer la démonstration, nous allons créer la pièce comptable sur chaque société et constater qu’elles ne sont visibles que lorsque la personne connectée est sur la société concernée par la pièce.

II. Création d’une pièce comptable

1) Pour la société XCG Bretagne

La première étape consiste à se positionner dans la société XCG Bretagne avant d’accéder au module «Comptabilité ». Cliquer sur le module « Comptabilité » puis sur le menu « Pièces comptables ».
 

 

Le système affiche une vue liste de l’ensemble des pièces comptables enregistrées pour la société XCG Bretagne. Cliquer sur « Créer » :
 

L’écran suivant apparaît :

Journal : Sélectionner le journal

Période : Période actuelle automatiquement sélectionnée

Société : Société d’appartenance de la personne connectée

Référence : Numéro de la séquence de la pièce comptable créé automatiquement si elle est postée

Date : Date de la pièce comptable

A vérifier : Case à cocher permettant de distinguer les pièces comptables à vérifier par le comptable

Ecritures journaux :

Description : Détails de l’écriture

Partenaire : Sélection du nom du compte à créditer/débiter

Compte : Auto-remplissage du compte comptable du tiers sélectionné

Débit T : Saisie de la somme à débiter

Crédit T : Saisie de la somme à créditer

Compte de taxe : Sélection du compte de TVA

Date d’échéance : Date prévue de paiement

Structure : Sélection d’un code analytique de la dimension d’analyse propre à la société

Département : Sélection d’un code analytique de la dimension d’analyse propre au département

Axe de programmation : Dimension d’analyse non applicable dans cet exemple

Source de financement : Dimension d’analyse non applicable dans cet exemple

Etablissement : Dimension d’analyse non applicable dans cet exemple

Enfin, cliquer sur « Enregistrer ».

Pour illustrer notre exemple, voici le résultat de la création de la pièce comptable sur la société XCG Bretagne :

De retour sur la vue liste des pièces comptables, la pièce comptable qui vient d’être créée est visible par les utilisateurs ayant accès au module Comptabilité et appartenant à la société XCG Bretagne :

2) Pour la société XCG Ile-de-France

En suivant la même procédure de création d’une pièce comptable que pour la société XCG Bretagne, un comptable peut créer une pièce comptable pour la société XCG Ile-de-France. Pour illustrer notre exemple, voici le résultat de la création de la pièce comptable sur la société XCG Ile-de-France :

De retour sur la vue liste des pièces comptables, la pièce comptable qui vient d’être créée est visible par les utilisateurs ayant accès au module Comptabilité et appartenant à la société XCG Ile-de-France :

III. Règles de sécurité des pièces comptables entre sociétés

En observant les vues listes des pièces comptables, on remarque que les pièces comptables affichées ne sont pas les mêmes selon que l’on soit une personne connectée sur la société XCG Bretagne ou XCG Ile-de-France.

Les 2 pièces comptables créées dans la même application sur deux sociétés différentes ne sont visibles que par les personnes ayant accès au module Comptabilité et appartenant à la société associée à chaque pièce comptable.