Acquisition de leads sur Odoo / OpenERP

Le module Vente de Odoo vous permet de gérer vos leads, de les qualifier et donc de les faire évoluer en fonction de l'avancé de votre prospection.

1 / Qu’est-ce qu’une piste ?

Une piste est un prospect dans son état premier : c'est une piste commerciale et par conséquent un client potentiel. Le besoin n’a pas encore été nécessairement déterminé et elle ne correspond pas obligatoirement à un contact physique. La piste peut provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, réponse à une campagne marketing ou une prise de contact lors d’un salon.

Nous allons tout d’abord présenter la piste dans Odoo, à travers des champs à renseigner.

Dans Odoo, les pistes sont gérées dans le module « Ventes », menu « Ventes », « Pistes ».

Toutes les pistes précédemment créées s’affichent :

1.1 Entête

Le seul champ obligatoire lors de la création d’une piste est :

- Objet

Les champs facultatifs sont :

- Nom de la société
- Client : sélectionner un client existant
- Adresse
- Nom du contact
- Titre : sélectionner le titre
- Courriel
- Fonction
- Téléphone / Téléphone Mobile / Fax
- Vendeur : sélectionner le vendeur
- Equipe commerciale : sélectionner l’équipe commerciale
- Priorité : sélectionner le type de priorité
- Catégorie : sélectionner une catégorie

1.2 Onglet Notes internes

L’onglet « Notes internes » est un champ texte libre permettant aux utilisateurs de sauvegarder un commentaire relatif à la piste.

1.3 Onglet Informations supplémentaires

Les champs sont facultatifs :
- Campagne : si la piste a pu être détectée à la suite d’une campagne
- Canal : le canal par lequel la piste a pu être détectée
- Etat : champ dynamique qui se renseigne automatiquement avec l’état de la piste
- Retirer des campagnes marketing : si le contact de cette piste ne souhaite pas être contacté lors de campagnes marketing, il faut alors cocher cette case.
- Actif : permet de définir si la piste est active ou non.
- Apporté par : permet de renseigner un apporteur d’affaire.

2 / Création d’une piste

Dans Odoo, la piste peut être créée de plusieurs façons :
- Création par un utilisateur
- Par une interface entre le site web et le CRM
- Par import de fichier

2.1 Création par un utilisateur

Un utilisateur peut enregistrer manuellement une piste, lorsqu’un prospect avec un besoin potentiel a été détecté.
La création se fait à partir du module « Vente », Menu « Vente », « Piste ».

En cliquant sur "Créer" l’utilisateur pourra créer des pistes.
Les champs cités dans la première partie seront remplis manuellement par l’utilisateur.
Pour sauvegarder, il faut ensuite cliquer sur "Enregistrer".

2.2 Par une interface site web et le CRM

Une interface entre le site web et le module CRM peut être mise en place. Avec cette interface, des pistes seront créées automatiquement dans le CRM dès que le formulaire de contact sera rempli.
Les champs informatifs renseignés dans le formulaire de contact sur le site web seront automatiquement intégrés à la piste. La force commerciale disposera ainsi de toutes les informations pour le suivi des prospects.

2.3 Par import de fichier

Il est également possible d’importer un fichier pour créer des pistes. Par exemple suite à l’achat d’un fichier de prospection.
L’import de fichier dans Odoo est compatible avec le format .csv.

La première étape consiste donc à retravailler son fichier :
- Le nom des colonnes doit correspondre aux noms des champs dans Odoo.
- Les valeurs des cellules « Champ sélectif » doivent être remplies avec des valeurs reconnues par Odoo.
Ce ne sont pas des champs libres. Ci-dessous un exemple des champs ODOO.

- Enregistrer le fichier au format .csv.
L’import peut se faire à partir du module « Vente », Menu « Vente », « Piste ».
- Cliquer sur « Importer »

- Sélectionner le fichier à importer

- Si le fichier a été enregistré à partir d’Excel, le message ci-dessous apparaît :

Dans ce cas, il faut changer le codage des caractères et du séparateur :
- Caractères : windows-1252
- Séparateur : Semicolon

- Contrôler les données qui vont être importées

Cliquer sur "Valider"
- Si votre fichier est correct, ce message apparaît :

- Si votre fichier est incorrect, il doit être corrigé. Un message listant les erreurs apparaît.
Par exemple :

- Ensuite cliquer sur "Importer"
Les pistes sont créées automatiquement.

3 / Les états d’une piste

Une piste passe par différentes étapes à partir de sa création.

3.1 Etat « Nouveau »

La piste vient d’être créée et n’a pas été encore qualifiée par un utilisateur. L’étape suivante à l’état «Nouveau» est l’étape «Qualification».
Le franchissement de cette étape se fait manuellement, par l’utilisateur qui va qualifier la piste.
Pour passer de l’étape «Nouveau» à l’étape «Qualification», l’utilisateur doit cliquer dans le workflow sur «Qualification».

Dès que la piste passe de l’état « Nouveau » à « Qualification », le suivi des notes se met à jour automatiquement.

3.2 Etat « Qualification »

L’état Qualification correspond à l’état en cours de la piste, des actions vont être menées sur la piste.

3.2.1 Planifier/Enregistrer un appel

- Cliquer sur le bouton "Planifie/Enregistrer un appel"
Il est possible soit de planifier un appel soit de consigner un appel.

Planifier un appel

- Action : planifier un appel
- Résumé de l’appel
- Type : appel Entrant ou appel Sortant
- Date planifiée : date prévue de l’appel
- Partenaire téléphone : par défaut le numéro renseigné dans la piste
- Assigné à : par défaut le commercial assigné à la piste
- Equipe commerciale : par défaut l’équipe commerciale sélectionnée dans la piste
- Description de l’appel

Consigner un appel 

- Action : consigner un appel
- Résumé de l’appel
- Type : appel Entrant ou Appel Sortant
- Partenaire téléphone : par défaut le numéro renseigné dans la piste
- Description de l’appel

Dès qu’un appel est planifié ou consigné, le suivi des notes se met à jour.

3.2.2 Escalader

Lors de la qualification de la piste, une équipe commerciale a été définie. Certaines équipes commerciales appartiennent à des équipes parentes, par exemple : l’équipe « Commerciaux » est une équipe enfant de l’équipe « Direction commerciale ».

En cliquant sur le bouton escalader, la piste qui avait comme équipe définie « Commerciaux » aura comme équipe « Direction commerciale ».

3.3 « Opportunité » ou état « Perdu »

Lorsque des actions ont été menées sur une piste et qu’un réel besoin a été détecté, la piste peut être convertie en opportunité sinon elle sera perdue.

3.3.1 Opportunité

Pour convertir une piste en opportunité, il faut :
Cliquer sur le bouton "Convertir en opportunité"
Il est possible soit :
- de créer une opportunité ou de fusionner avec une opportunité existante
- de la lier à un client existant, de créer un client ou de ne pas lier à un client

Lorsqu’une piste est convertie en opportunité, elle n’apparaît plus en tant que piste mais en tant qu’opportunité.

Pour passer de l’état « Qualification » à l’état « Perdu », l’utilisateur doit cliquer dans le workflow sur « Perdu ».

Dès que la piste passe de l’état « Qualification » à « Perdu », le suivi des notes se met à jour automatiquement.

Si finalement la piste ne doit plus être en état perdu, l’utilisateur a la possibilité de rebasculer la piste soit :
- En cliquant dans le workflow sur « Qualification » ou « Nouveau »
- Soit en cliquant sur le bouton "Reinitialiser" l’état de la piste sera alors « Nouveau »