Gérez vos réunions avec Odoo / OpenERP

Le but de cet article est de montrer la gestion des réunions dans Odoo / OpenERP. Il détaille les différentes étapes depuis la création d'une réunion jusqu'à l’envoi d’une note de frais pour validation.

Le module réunions d’Odoo / OpenERP est conçu pour répondre aux objectifs suivants :
• Planification des réunions et envoi des convocations aux participants
• Gestion des inscriptions et des présences des participants
• Dématérialisation de la note de frais
• Gain de temps sur la saisie d’une réunion et sur l’envoi d’une note de frais pour validation
• Simplification du processus de contrôle des dépenses associées à une réunion

2) Exemple :

Dans cet exemple nous prendrons le cas d'une réunion commerciale planifiée dans les locaux de l’entreprise avec deux personnes conviées à cette réunion.

Le participant dont la présence a été confirmée va ensuite créer une note de frais pour se faire rembourser du trajet effectué en train pour s’être rendu à la réunion.

Pour illustrer la démonstration, nous allons créer la réunion, puis la note de frais liée à cette réunion.

II. Gestion d’une réunion

1) Création d’une réunion

La première étape consiste à se positionner dans le module « Réunions ».
Cliquer sur le module « Réunions » puis sur le menu « Réunions ».

Le système affiche une vue kanban de l’ensemble des réunions futures, via le filtre par défaut « à venir ».
Cliquer sur « Créer ».

L’écran suivant apparaît :

Nom : Nom de la réunion
Lieu : Lieu de la réunion
Société : Société d’appartenance du demandeur
Responsable : Responsable de la réunion
Type de réunion : Catégorie de la réunion permettant d’envoyer un e-mail de convocation personnalisé pour cette catégorie
Date de début : Date et heure de début de la réunion
Date de fin : Date et heure de fin de la réunion
Demandeur : Utilisateur connecté qui a créé la réunion
Ordre du jour : Sujets de la réunion

Paramètres :

Repas disponibles : Cocher si les repas sont prévus pour la réunion Autoriser les notes de frais : Cocher si les notes de frais sont autorisées pour la réunion
Structure : Code analytique dynamique (A1) dépend de la dimension d’analyse (ex : structure)
Département : Code analytique dynamique (A2) dépend de la dimension d’analyse (ex : département)

Inscriptions :

Nombre actuel d’inscriptions : Nombre de participants dont nombre de confirmés
Nombre de présents : Nombre de participants marqués présents
Nombre de repas : Nombre de repas confirmés

Pour illustrer notre exemple, voici le résultat de la création de la réunion commerciale et de l’ajout des 2 participants :

2) Gestion des inscriptions

2.1) Ajout de participants à la réunion

Pour ajouter des personnes conviées à une réunion, il faut :
Cliquer sur « Ajouter un élément » depuis l’onglet « Inscriptions » de la réunion et compléter la ligne en sélectionnant la personne recherchée dans la zone de recherche du champ « Employé » :

Les données relatives à l’employé sont automatiquement renseignées : Entité : Nom de la société d’appartenance du participant
Nom : Nom et prénom du participant
Courriel : Adresse électronique du participant
Téléphone : Numéro de téléphone du participant
Repas réservé : Case cochée par défaut pour indiquer qu’un repas est réservé pour le participant
Statut : A l’enregistrement de la réunion, le statut du participant est « Non confirmé »

2.2) Suppression de participants

Pour supprimer un participant de la liste, il suffit de cliquer sur l’icône présente tout à droite sur la ligne du participant :

3) Confirmation de la réunion

Pour confirmer la réunion, il suffit de cliquer sur le bouton « Confirmer la réunion » :

La réunion devient « Confirmée ».
Un e-mail de convocation est automatiquement envoyé à tous les participants de la réunion.
Le modèle d’e-mail peut être spécifique à chaque type de réunion.

4) Confirmation des participants

Pour marquer la présence/absence des participants à la réunion, il suffit de cliquer sur l’une des deux icônes présentes pour chaque participant dans l’onglet « Inscription » de la réunion :

Le participant a confirmé sa présence

Le participant a confirmé son absence

5) Fiche de présence

Lorsque la réunion devient « Confirmée », il est possible de générer un rapport en format PDF et de l’imprimer pour permettre aux participants présents à la réunion d’apposer leur signature.

6) Clôture de la réunion

Lorsque la réunion est terminée, pour confirmer la présence/absence des participants à la réunion, il suffit de cliquer sur les icônes présentes sur chaque ligne des participants dans l’onglet « Inscriptions » de la vue formulaire réunion :

Le participant était bien présent à la réunion

Le participant était absent à la réunion

Enfin, pour autoriser les participants marqués présents à établir une note de frais associée à la réunion, il faut la clôturer en cliquant sur le bouton « Clôturer la réunion » :

7) Empêcher les notes de frais

Pour interdire la création de note de frais associée à la réunion, il suffit de cliquer sur le bouton «Empêcher les notes de frais » :

III. Gestion des notes de frais

1) Création d’une note de frais

La première étape à effectuer est de se positionner dans le module « Note de frais ».
Cliquer sur le module "Ressources Humaines" puis sur le menu "Note de frais" :

L'écran suivant apparaît :

Le système affiche la liste complète des notes de frais créées par l’employé et indique leur état actuel (Nouveau, en attente valideur 1, en attente de paiement…).

Cliquer sur le bouton "Créer" :
L'écran suivant apparaît :

Date de comptabilisation : Date de la création de la note de frais

L’ajout des articles de dépense concernés par la note de frais s’effectue grâce au lien « Ajouter un élément de l’onglet « Description » :

Ajouter un élément : Permet d’ajouter une ligne de dépense afin de sélectionner l’article et de renseigner les informations inhérentes à l’article sélectionné :
Article : Recherche et sélection de l’article de dépense
Réunion : Recherche et sélection de réunions où l’utilisateur connecté a été marqué présent
Détail : Précision sur l’article sélectionné
Date de la dépense : Date effective de l’utilisation de l’article sélectionné Quantité : Utilisé lorsque l’articlea besoin d’être quantifié, par exemples: 
Nombre de Km pour l’article indemnités kilométriques
Nombre de nuits pour l’article hôtel
Nombre d’invités pour l’article déjeuner ou dîner
Prix unitaire : Montant réglé par l’employé
Total : Montant calculé automatiquement entre le prix unitaire et la quantité, si elle est supérieure à 1
Structure : Code A1 de la dimension analytique relative à la société Département : Code A2 de la dimension analytique relative au département de la société
N° justificatif : Numéroter les lignes de dépense de 1 à n et reporter le numéro de chaque ligne sur chaque justificatif

2) Associer une réunion

Pour suivre notre exemple et sélectionner la réunion associée à la note de frais de déplacement en train, il faut remplir :

Les codes des dimensions d’analyse de la note de frais sont automatiquement renseignés par ceux de la réunion associée :

Il est possible d’ajouter des notes sur la note de frais qui sera consultable par le valideur :

Cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour finaliser la création de la note de frais :

3) Soumettre une note de frais

Pour soumettre une note de frais à validation, il suffit de cliquer sur le bouton « Soumettre » :

Le nom du valideur s’affiche alors dans le champ « Validation par » :