La saisie des notes de frais sur Odoo / OpenERP

Ce guide utilisateur présente la gestion des notes de frais dans Odoo (OpenERP). Il détaille les différentes étapes depuis la création d'une note de frais jusqu'à l’envoi pour paiement.

I- Généralités :

1) Objectif :

Le module Note de frais (NDF) d’Odoo est conçu pour répondre aux objectifs suivants :
• Dématérialisation de la NDF papier
• Gain de temps (de la saisie à la comptabilisation)
• Simplification des processus (demande, validation, transfert en comptabilité, paiement).

2) Exemple :

Dans cet exemple nous prendrons le cas d'une note de frais d’un employé qui a effectué un déplacement en voiture pour déjeuner avec un client.
Pour illustrer la démonstration, nous allons créer la note de frais d’un employé.

II- Saisie d’une note de frais

1) Création de la note de frais

Sélectionnez le module « Note de frais », cliquez sur le module «Ressources Humaines» puis sur le menu «Note de frais» :

L'écran suivant apparaît :

Le système affiche la liste complète des notes de frais créées par l’employé et indique leur état actuel (Nouveau, en attente valideur 1, en attente de paiement…)

Cliquez sur le bouton "Créer" :
L'écran suivant apparaît :

Comment remplir les champs requis ?

Date de comptabilisation : Date de la création de la note de frais
Société : Société d’appartenance de l’employé
L’ ajout des articles de dépenses concernés par la note de frais s’effectue grâce au lien «Ajouter un élément» de l’onglet «Description» :

Ajouter un élément : Permet d’ajouter une ligne de dépense pour sélectionner l’article et renseigner les informations inhérentes à l’article sélectionné.
Article : Nom de l’article de dépense.
Détail : Précision sur l’article sélectionné.
Date de la dépense : Date effective de l’utilisation de l’article sélectionné.
Quantité : Utilisé lorsque l’article a besoin d’ être quantifié, par exemple :
Nombre de Km pour l’article Indemnités kilométriques. Nombre de nuits pour l’article hôtel.
Nombre d’invités pour l’article déjeûner ou dîner.
Prix unitaire : Montant de la dépense réglée par l’employé. Total : Montant calculé automatiquement entre le prix unitaire et la quantité si elle est supérieure à 1.
Structure : Code A1 de la dimension analytique relative à la société.
Département : Code A2 de la dimension analytique relative au département de la société.
N° justificatif : Numéroter les lignes de dépense de 1 à n et reporter le numéro de chaque ligne sur chaque justificatif.

Pour suivre notre exemple et ajouter un article de dépense, il faut remplir :

Il est possible d’ajouter des notes sur la note de frais qui sera consultable par le valideur :

La note de frais est créée.
Elle est visible en tête de liste des notes de frais de l’employé.

2) Soumettre la note de frais

Pour soumettre une note de frais à validation, il suffit de cliquer sur le bouton « Soumettre » :

Le nom du valideur s’affiche alors dans le champ « Validation par »

3) Validation d’une note de frais

Pour valider une note de frais, il existe 2 étapes de validation :
La validation est effectuée généralement par le manager de l’employé.
Il lui suffit de sélectionner la note de frais en statut « En attente Valideur 1 » parmi la liste des notes de frais, et de cliquer ensuite sur le bouton « Valider » ou « Rejeter » depuis la note de frais sélectionnée :

Le statut de la note de frais devient « en attente Valideur 2 ».
Pour valider la note de frais, il suffit au valideur n°2 de cliquer sur le bouton « Valider » depuis la note de frais sélectionnée :

4) Transfert en comptabilité

Lorsqu’une note de frais est validée, son statut devient « en attente de paiement ».
Elle est automatiquement transférée en comptabilité par la création d’une pièce comptable.
La pièce comptable est consultable dans le module « Comptabilité » depuis le bouton « Ouvrir les écritures comptables » :